ITエンジニア向け！タスク管理ツールとは？メリット・必要性やツールの紹介

大半のITエンジニアは、日々多くのタスクに追われています。

そのため、これらのタスクを管理する能力が求められるのは言うまでもありません。

ただ、なぜタスク管理が必要なのかを理解できていない人もいることでしょう。

今回はタスク管理能力が必要とされる理由や、タスク管理をサポートするタスク管理ツールについて解説します。

ITエンジニアにはなぜタスク管理能力が必要なのか

プロジェクトチームとの連携を取る必要がある

プロジェクトに参加していると、プロジェクトチームとの連携が必須であり、タスクの進捗状況を適切に報告しなければなりません。

報告が遅れてしまうとプロジェクトの進行に悪影響を与えてしまう可能性があります。

適切な報告をするためには、自分の状況を正しく把握できていなければなりません。

保有しているタスクはもちろん、その進捗状況についても把握しておく必要があります。

個人ではなくチームの一員として働くので、円滑にプロジェクトを進めるためにITエンジニアにはタスク管理能力が必要です。

細かいタスクが多い

ITエンジニアが行うタスクは、数多くあります。

例えば、クライアントや上司と認識を合わせるようなミーティングや営業を行い、そして、そこでステークホルダーとコミュニケーションを取る、その他コードを書くなど、さまざまなタスクがあります。

また、上司から依頼されたタスクもあれば、自分自身で必要に応じて生み出すタスクもあるでしょう。

細かいなタスクが積み重なると、タスクの納期や作業時間などが把握しにくくなります。

結果、タスクがこなせないといった状況に陥ってしまいがちです。

このような状況を適切なタスク管理で事前に防がなければなりません。

独立するとさらにマルチタスクが増える

ITエンジニアが独立すると、会社員よりも多くのタスクを抱えることが多いようです。

コーディングなどのエンジニアリングに関するタスクだけではなく、契約など事務的なタスクも発生するためです。

その結果、独立したITエンジニアは、会社員よりもマルチタスクになりがちです。

複数のタスクを決められた時間内で、ミスなくこなさなければなりません。

タスクにかかる時間を意識しながら、遅延なくマルチタスクをこなせるように適切な管理することが大切です。

もちろん独立だけではなく、マネジメントなどの役職に就いたときやプロジェクトリーダーになったときなども、マルチタスクで業務を遂行することになります。

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過去のタスクやデータが必要になる場合がある

ITエンジニアは働き方によって、過去のタスクやデータが必要になる場合があります。

例えば、システムの開発工数を見積もるにあたり、過去に発生したタスクの実数値を利用するケースが挙げられます。

このように過去のタスクを思い起こす際、人間の記憶だけでは限界があります。

何かしらのツールでタスク管理をしていると、それを見返せば思い出せる可能性が高まります。

未来にナレッジを残すという意味でも、タスク管理は必要と言えます。

タスク管理ツールでできることとは？

タスク管理ツールを導入するにあたって、タスク管理ツールでできることをきちんと押さえておく必要があります。

タスク管理ツールの役割を解説します。

ToDoリストの作成

タスク管理ツールでToDoリストの作成ができます。

タスクとToDoリストは異なるものです。

タスクは、その仕事の全体感を指すことが多いです。

一方で、ToDoリストはタスクを直近に対応すべきこととして、さらに細部化したものを指します。

このため、ToDoリストとタスクを切り分けて考え、対応すべきことを明確にする必要があります。

ToDoリストが作成できれば、そのままタスク管理に流用できます。

タスク管理の下準備的な機能と言えます。

スケジュール管理

タスクのスケジュール管理ができます。

それぞれのタスクには、納期などのスケジュールが設定されていることがほとんどであるため、これらをまとめて管理できます。

スケジュール管理の方法は、ツールによって異なります。

例えば、多く利用されているのは、タスクをガントチャートで表示するものです。

タスクの開始と終了のタイミングが、直感的に把握できます。

他にもバーチカルに表示してくれるものなどがあり、どれも直感的にわかりやすく理解することができます。

チーム内での共有

タスク管理ツールは、登録したタスクをチーム内で共有できるものが多いです。

個人だけでタスクを管理するのではなく、チームメンバーのタスクを同時に管理できます。

ITエンジニアはチームで仕事をこなすケースが多々あります。

その際に、タスク管理ツールを利用すれば、メンバーの進捗状況が把握できます。

誰がいつ何をやるのか把握でき、自分のタスクとの関係なども把握しやすくなります。

ファイルの添付

多くのタスク管理ツールにはファイルの添付機能があります。

タスクは文字ベースで表すことが多いため、それだけでは内容が把握しにくい場合があります。

しかし、関連するファイルを添付しておけば、その内容を把握しやすくなります。

また、チーム内に情報を共有するために、ファイルを添付する場合もあります。

タスクやファイルの検索

検索機能が設けられていますので、タスクや添付ファイルの検索ができます。

量が増えてくると一目では発見することが難しいため、検索機能を活用することで時間短縮にも繋がります。

検索機能は、タスクと添付ファイルが分かれて検索するツールが大半です。

それぞれの検索ボックスが用意されていますので、それらを利用して検索します。

コメント機能

タスクへのコメント機能があります。

タスクの内容を充実させるために利用するほか、メンバー同士でタスクについてのコメントを共有するためにも利用します。

プロジェクトを進めていると、納期や作業内容が変更されるケースがあります。

そのようなものに対してコメントを残しておくと、変更の背景や履歴が把握しやすくなります。

タスクに追加情報を与えられるコメントは想像以上に便利な機能です。

タスク管理ツール3選

以上が、タスク管理ツールが持っている機能ですが、たくさんあるタスク管理ツールの中でもメジャーなものを紹介します。

Trello

柔軟性と機能性に優れたタスク管理ツールです。

ボードやリスト、カードを使用することで、効率良く業務を整理して、タスクの優先順位を付けることが可能です。

すべての情報をひと目でみることができ、コメント、添付ファイル、期限などを直接Trelloカードに追加して詳細の確認ができます。

なお、ボードは、タスクを管理するグループ的な役割です。

ボードを上手く使いこなせるとTrelloをより使いこなせるでしょう。

※Trello

jooto

初心者でも利用しやすい王道のタスク管理ツールです。

シンプルかつ、直感的にタスクを管理できることが特徴です。

ガントチャートで進捗状況を管理することもできます。

タスクの全体量が視覚的に分かりやすく、タスク管理初心者から上級者まで幅広く利用できます。

複雑なデザインは初心者が利用するにはあまり適していませんが、Jootoであれば、そのような心配はありません。

基本的なタスク管理の機能に加えて、コミュニケーション機能があります。

プロジェクトメンバーとの進捗状況共有や、資料やデータの受け渡しができます。

この機能を積極的に活用することで、タスクに関する情報の共有を抜け漏れなく行うことが可能です。

※jooto

Backlog

シェアトップクラスと言われているタスク管理ツールです。

シンプルで直感的に理解することができるデザインながら、幅広い業種で利用されています。

タスク管理に関する機能が充実していて、タスクの登録や登録された情報からガントチャートの表示ができます。

また、プロジェクト管理、課題管理、バグ管理システム、バージョン管理などにも対応で、さまざまなタスクを抱えるITエンジニアにも適しているツールです。

タスクではなく、より細分化した作業もガントチャートに表示できるため、細かいタスクや作業を抜け漏れなく管理しやすいです。

※Backlog

まとめ

ITエンジニアは、細かいタスクが多く、チームで動くため自身の進捗が他者に影響する、そして過去のタスク実績が求められるなど、タスク管理が必要とされやすい職種です。

タスク管理をすることによって、セルフマネジメントができる人材になることができます。

タスク管理の方法はいくつもありますが、その中でも非常に効果的なのは、タスク管理ツールの利用です。

タスクやスケジュール管理、ファイルの添付などができるので、タスク管理を大きくサポートしてくれます。

さらに、独立してフリーランスになると、会社員時代よりもマルチタスクをこなすケースや複雑性の高いタスクを対応するシーンなどが増加します。

自分で対応しなければならない業務が増えて煩雑になりがちなため、より適切にタスクを管理する能力が求められます。

まざまなツールやフリーランス向けサービスを活用し、自身の対応事項をスリム化することが望ましいでしょう。

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