【情シス・DX】＜工数ご相談可/基本フルリモート可＞社内の文書管理システム刷新

■現状
同社では既存の文書管理システムを長年運用しており、
全社の文書・技術文書・証憑などの管理を担っているが、老朽化や機能面での限界が見えつつある。
今後の電帳法対応やコンプライアンス強化、リモートワーク／グローバル連携の加速を踏まえると、
現在のシステムをどこまで延命できるか、あるいは刷新すべきかの明確な方針がない。

現場ではSharePoint Onlineなどのクラウドサービスも併用されており、「全社で統一した文書管理の考え方・基盤」が定まっていない。
2026年度は中期経営計画（27–29年度）に向け、文書管理領域の中期計画策定が必須となっている。

■あるべき姿
文書管理業務の要件（証跡性・改ざん防止・電帳法対応・アクセス権管理など）を満たしつつ、
SharePoint Online等クラウドサービスも含めた「今後10年使える」
全社文書管理基盤のアーキテクチャが定義され、中期計画として経営に承認されている状態。

現行システムの延命・リプレース・ハイブリッド構成など選択肢が検討され、その中から最適解が選定されている。
全社的に共通のポリシー・フォルダ構成・運用ルールが整備され、各事業部門が標準に乗ることで、運用負荷を抑えつつガバナンスを効かせられる状態を目指す。
さらに、将来的なAI活用（文書検索・要約など）を見据えた拡張性も考慮された基盤となっていることが望ましい。

■業務内容
・現行文書管理システムおよびSharePoint Online等の利用実態の棚卸しと課題整理支援
・文書管理業務要件（法令要件・社内規程・業務上のニーズ）の整理、およびそれを満たすための機能要件定義支援
・文書管理専用パッケージとSharePoint Online等クラウドサービスの役割分担を含めた全社文書管理アーキテクチャ案の策定
・複数事業部門へのヒアリングを通じた「標準フォルダ構成」「アクセス権管理モデル」「運用プロセス」の設計支援
・27–29年度中期計画向けのロードマップ案（現行延命／段階的移行／全面刷新など複数シナリオ）の作成と、経営向け説明資料作成支援